Start Einsatzplanung
Der Plan hängt nicht mehr an einer Person
Solange der Einsatzplan im Kopf des Chefs oder auf einer Magnettafel im Werkhof steht, fragen alle dieselbe Person. In dxGarden liegt er im Betrieb: Aufträge auf Tage und Teams ziehen, und jede Person sieht in «Mein Tag» am Handy, wo sie morgen anfängt und was heute anliegt. Planen und Ankommen sind ein Zug; das gibt es bei Branchensoftware, deren Plan im Büro endet, nicht.
Die Woche auf einem Bild
- Ziehen und ablegen: Auftrag auf Tag und Team, Startzeit und Dauer am Balken, mehrtägige Baustellen als Block. Rückgängig mit einem Tastendruck.
- Absenzen erscheinen von selbst: Ferien, Krankheit, Unfall, Berufsschule und Militär stehen im Plan, niemand wird doppelt verplant.
- Wetter je Tag neben dem Datum, samt Regenmenge: Pflästerung oder Rollrasen lassen sich verschieben, bevor die Kolonne im Regen steht.
- Maschinen und Anhänger je Einsatz, damit am Morgen alles auf dem Fahrzeug ist und der Bagger nicht auf zwei Baustellen gleichzeitig gebraucht wird.
Vier Ansichten auf dieselben Aufträge
Die Auftragsübersicht zeigt jeden Auftrag dort, wo er gerade nützlich ist: als Kanban nach Status für die Bauführung, als Liste für die Suche, im Kalender für die Woche und auf der Karte für die Fahrt. Adressen werden automatisch verortet; die Karte zeigt auf Wunsch nur, was heute in Arbeit ist.
- Kapazität je Woche und Team, Absenzen eingerechnet, bevor der nächste Termin zugesagt wird.
- Routen für den Tag, damit Unterhaltsrunden nicht kreuz und quer gefahren werden.
- Wiederkehrende Unterhaltsaufträge und der Saisonkalender erinnern an Schnitt-, Pflanz- und Düngezeiten.
- Jede Person sieht in «Mein Tag» nur ihre Einsätze, mit Adresse, Navigation und Team.
«Mein Tag»: jede Person weiss, was heute anliegt
Der Plan ist erst fertig, wenn er bei den Leuten ist. Darum hat jede Person in dxGarden ihre eigene Startseite am Handy: «Mein Tag» zeigt nur ihre Einsätze, in der Reihenfolge des Tages, und nichts anderes.
- Was, wo, mit wem: Startzeit, Auftrag, Adresse mit einem Tipp in die Navigation, das Team des Tages, die eingeplanten Maschinen und Anhänger.
- Direkt loslegen: aus dem Einsatz heraus einstempeln, den Rapport öffnen, Fotos und Material erfassen. Kein Suchen nach dem richtigen Auftrag.
- Änderungen kommen an: verschiebt das Büro einen Einsatz oder tauscht ein Team, ändert sich «Mein Tag» im selben Moment. Kein Anruf, kein Zettel im Werkhof.
- Morgen schon sichtbar: wer am Abend nachschaut, weiss, wo es am nächsten Tag hingeht, und ob der Anhänger schon geladen sein muss.
Die Einsatzbesprechung am Montagmorgen wird kürzer
Wer den Plan am Sonntagabend am Handy sieht, kommt am Montag nicht mit der Frage an, wohin es geht. Aus der Besprechung wird eine kurze Absprache über das Heikle, statt einer Verteilung von Zetteln. Änderungen während der Woche sind ein Zug am Balken; die betroffenen Mitarbeitenden sehen sie sofort.
Dazu werden wir oft gefragt
Was passiert bei kurzfristigen Änderungen am Morgen?
Sie ziehen den Auftrag auf einen anderen Tag oder ein anderes Team, und «Mein Tag» der betroffenen Personen ändert sich sofort am Handy. Wer schon eingestempelt ist, behält seine Stunden am ursprünglichen Auftrag.
Woher weiss ein Mitarbeitender, was er heute zu tun hat?
Aus «Mein Tag» am Handy: seine Einsätze des Tages mit Startzeit, Adresse, Navigation, Team und Maschinen, direkt aus dem Einsatzplan des Büros. Er sieht nur seinen eigenen Tag und kann von dort einstempeln und den Rapport öffnen. Ist ein Auftrag mehreren Personen zugeteilt, zeigt der Einsatzplan des Büros alle ihre Farben im Tageskästchen.
Sehen alle Mitarbeitenden den ganzen Plan?
Das entscheiden Sie über die Rechte. Üblich ist: Mitarbeitende sehen ihren eigenen Tag, Vorarbeiter ihre Baustellen und ihr Team, Bauführung und Geschäftsführung den ganzen Plan.
Lassen sich Unterhaltsverträge im Voraus verplanen?
Ja. Unterhaltsaufträge werden mit Rhythmus angelegt (etwa 14 Mähgänge und zwei Heckenschnitte im Jahr) und erscheinen als Aufgaben im Plan, samt Saisonhinweis. Was erledigt ist, wird abgerechnet, nicht erneut geplant. Auf Wunsch ergänzen die Einsätze eines Abos den offenen Auftrag um einen Einsatztag, statt jedes Mal einen neuen Auftrag anzulegen.
Die Rechnung geht an den Eigentümer, vor Ort ist der Mieter. Geht das?
Ja. Abo, Route und Einsatz tragen eine eigene Adresse für Einsatzort und Ansprechperson. Die Einsatz-Ankündigung per E-Mail oder SMS geht an die Ansprechperson, die Rechnung an den Eigentümer.
Das gehört dazu
Stunden erfassen, ohne dass jemand rechnet
Stundenerfassung für Gartenbaubetriebe: einstempeln auf den Auftrag, Team gleich mit, Pausen, Gleitzeit und Ferienrest je Person. Produktive und interne Stunden getrennt, Übergabe an Lohn und Rechnung.
Weiterlesen →Der Rapport entsteht dort, wo gearbeitet wird
Tagesrapport und Regierapport auf der Baustelle erfassen: Stunden, Material, Fotos, Unterschrift des Kunden am Handy. Aus dem Rapport wird die Rechnung mit QR-Zahlteil, ohne dass jemand abtippt.
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